05/01/2017 às 20h54min - Atualizada em 05/01/2017 às 20h54min

As 4 barreiras para o sucesso gerencial nas fazendas produtoras de leite

Paulo Machado
Clínica do Leite - ESALQ/USP

Neste artigo são abordadas as 4 “barreiras” que o produtor enfrenta na implantação do Sistema MDA: hábito, dinheiro, conhecimento e tempo, sendo esta última uma das mais importantes.

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Tenho escrito regularmente a respeito da implantação do Sistema MDA de gestão de fazendas produtoras de leite e de suas ferramentas. Na edição de abril de 2016 da revista Leite Integral, escrevi sobre as “Razões da falta de sucesso na implantação da gestão em fazendas de leite”. Na oportunidade, mencionei que cinco são as razões básicas para que isto ocorra: ser um líder ausente, querer organizar os processos e desmotivar as pessoas, começar bem e depois desanimar, padronizar inadequadamente os processos, não acompanhar os processos.

Neste artigo vou escrever sobre as 4 “barreiras” que o produtor enfrenta na implantação do Sistema MDA.

1) A primeira é a dificuldade de mudar de hábito. O Sistema MDA exige que o produtor considere os empregados como parte fundamental do negócio. Os funcionários não entram com capital, mas entram com o trabalho e estão dando o tempo de vida deles ao negócio. Nada mais justo, portanto, que eles sejam tratados como sócios no empreendimento. Isto envolve engajá-los no dia a dia da operação, permitindo que criem, deem opinião e sejam atualizados do que está ocorrendo.

Além disso, os funcionários precisam saber claramente o que se espera deles, o propósito do negócio e terem as condições para executar as tarefas. Para tanto, o produtor precisa estar junto do funcionário, perambular diariamente, fazer as reuniões semanais e mensais, acompanhar os indicadores, solucionar os problemas. Isto tudo envolve uma mudança de hábito e mudança de hábito é coisa muito difícil de se fazer.

Quer ver um exemplo de falta de hábito? Escreva cinco vezes o seu nome por completo e registre o tempo que você demorou. Em seguida, assine novamente por cinco vezes seu nome, mas agora com a mão esquerda e recorde novamente o tempo. Você verá que, com a mão esquerda, demora o dobro do tempo. Por quê? Falta de hábito. Se você praticar diariamente acabará por dominar a técnica e o tempo será o mesmo para ambas as mãos. Mas até lá exigirá um esforço e uma dedicação bastante grande de sua parte. Mesmo que você tenha uma razão muito forte, como a perda da mão direita por exemplo e, portanto, uma enorme necessidade para utilizar a mão esquerda, ainda assim você precisará de muito esforço.

No caso da implantação do MDA é mesma coisa. Se você não está habituado a perambular diariamente, achará a tarefa difícil e, depois de pouco tempo, acabará abandonando-a. No entanto, esta é uma tarefa imprescindível. Duas coisas podem ser feitas: uma é delegar a tarefa para outra pessoa – o que é possível somente se a fazenda for suficientemente grande e tenha muitos funcionários ou, a outra, criar um novo hábito. No segundo caso, a forma de adquiri-lo é fazendo aos poucos.

Comece definindo a primeira hora do dia para perambular. Não vá até o escritório, não responda e-mails, não leve o telefone e ande inicialmente somente por um setor (ordenha, por exemplo) sem parar ou perguntar coisas. Aos poucos intensifique a perambulação procurando ver como as pessoas estão fazendo o trabalho e a moral das mesmas. Finalmente, após alguns meses de perambulação diária, você verá os frutos do trabalho através do engajamento dos funcionários, aumento de produção e menos crises.

2) A segunda barreira é a do dinheiro. Indiscutivelmente haverá necessidade de se investir na implantação do Sistema MDA. Você precisará implantar o 5S, comprar os Murais, implantar o Controle MDA (software) e, eventualmente, contratar uma pessoa para ajudá-lo na implantação. Isto tudo, no entanto, representa um volume de dinheiro muito pequeno e, pela nossa experiência, para a maioria dos produtores não é uma barreira, além do fato que os benefícios financeiros alcançados em muito compensam o investimento.

3) A terceira barreira é a do conhecimento. O produtor precisa estar ciente do que é o Sistema MDA, seus benefícios e dificuldades. Para tanto, realizamos o Treinamento MDA, dado em Piracicaba-SP. Durante o treinamento, os alunos têm o apoio de tutores da Clínica do Leite, além dos materiais de apoio para implantação do Sistema MDA. Isto tudo faz com que o conhecimento não seja, também, uma barreira relevante.

4) A quarta barreira é a do tempo. Esta, juntamente com a mudança de hábito, são as barreiras mais importantes, pois dependem fundamentalmente da mudança comportamental do produtor. Temos visto que os produtores trabalham muito, já estão com suas agendas lotadas e não veem como abrir espaço para mais trabalho.

Uma forma de organizar o tempo é começar respondendo as quatro perguntas abaixo, propostas por Peter Drucker:

1. O que eu estou fazendo que não precisa ser feito?

2. O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa?

3. O que eu estou fazendo que só eu posso fazer?

4. O que eu deveria estar fazendo que não estou fazendo?

Em seguida, alinhamos o que é importante e o que é urgente para o negócio e a vida do produtor. Importante são coisas que afetam o resultado do negócio, enquanto que urgente é tudo aquilo que precisa ser feito agora. Ligado a isto, pedimos que o produtor anote, durante uma semana, a cada duas horas, o que ele fez e colocamos os dados em uma planilha que cria a Tabela 1.

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Os resultados mostrados na tabela 1 são fruto de uma pesquisa com produtores e consultores, alunos do Treinamento MDA. Observa-se que o tempo dos entrevistados é distribuído uniformemente entre as atividades, mostrando que não há qualquer tipo de planejamento ou organização do tempo. Para que fossem mais eficazes, deveriam se dedicar mais de 50% do tempo às atividades importantes e não urgentes, as quais chamamos atividades de Planejamento.

No quadro 1 podemos visualizar o tipo de atividade desenvolvida pelas pessoas que trabalham com a pecuária de leite distribuídas pelos quatro quadrantes possíveis.

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Para que se possa aumentar o tempo disponível para as atividades de planejamento (onde se encaixa o Sistema MDA) é preciso reduzir as urgências e as coisas não importantes. Para reduzir as urgências você deve:

• Planejar: o que você planeja hoje evita a urgência de amanhã;

• Quando uma urgência aparecer, analise-a, aprenda com ela e tome medidas práticas para evitar que ela apareça de novo;

• Se possível, tente delegar a urgência para alguém que possa te ajudar;

• Aja imediatamente sobre a urgência, não deixe que ela se transforme numa crise.

E, para reduzir as coisas não importantes, você deve:

• Saber qual é a sua missão pessoal e profissional;

• Ter metas específicas para seus projetos;

• Rever pelo menos anualmente sua visão e missão;

. Avaliar mensalmente o atingimento de suas metas;

• Aprender a dizer “não”.

 

Estas são as 4 barreiras enfrentadas na implantação do Sistema MDA. Sendo a barreira do TEMPO uma das mais importantes, uma leitura que ajudaria muito a organizar melhor o seu tempo é a do livro “A Arte de Fazer Acontecer”, de David Allen, Editora Campus. Compre-o, estude-o e aplique-o. Você verá que sobrará muito tempo no seu dia para o lazer e para a família.

Autor: Paulo Machado - Coordenador da Clínica do Leite - ESALQ/USP


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